Trocar vários Emails é muito fácil, porque é como passar a bola para outra pessoa se entender com ela. Mas resolver problemas não seria melhor?
Cadeira confortável do escritório em uma posição que lhe deixa mais imponente. Posição ereta e cara enrugada enquanto seleciona mais e mais pessoas para a cópia desse Email. Esse Email, segundo você mesmo, irá dar um tapa na cara de todo mundo e acabar com o problema.
Você nem leu todos os Emails anteriores, porque sua meta é passar essa fogueira com um pouquinho mais de gasolina outra pessoa.
Só que esse seu Email é diferente, claro, porque é você quem está escrevendo certo?
Que bom, amigo! Pena que todos os 73 remetentes anteriores pensaram a mesma coisa e até enrugaram a testa do mesmo jeito.
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Em uma matéria publicada pela Folha em 2013 a farmacêutica Boehringer Ingelheim calcula ter ganho um mês e meio de trabalho ao reduzir o volume de Emails enviados. O número caiu de 9.515 por pessoa em 2011 para 6.656 em 2012.
A meta foi alcançada por meio de ações educativas, como mostrar quando enviar uma mensagem era realmente necessário ou quando era mais eficiente conversar pessoalmente ou por telefone.
Isso quer dizer que, em um ano, reduziu-se em 2.859 o número de Emails por funcionário nessa empresa. Agora imagine que para cada mensagem as pessoas gastavam em média de 3 a 5 minutos para escrever e enviar.
Consegue perceber a diferença de produtividade alcançada?
Cargo no LinkedIn: Sales Manager
Função: Gerente, coordenador e líder do Outlook
A verdade é que é mais fácil para as pessoas gerenciarem Emails diariamente do que resolver os problemas.
Mas apenas gerenciar Emails para “mostrar carga de trabalho” não é produtivo, não dá resultados e não entrega projetos. Parte do problema com o Email reside no fato de nossa etiqueta ao usá-lo ser imperfeita. Nós enviamos anotações enormes quando um texto simples ou telefonema faria o serviço.
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Um estudo elaborado pela Universidade Católica de Louvain, na Bélgica, e que é mais detalhado em matéria da Revista Época, aponta que o excesso de Emails nas empresas está relacionado com o aumento de estresse dos trabalhadores, assim como com a perda de produtividade das empresas como um todo.
Carga pesada
“O excesso de emails e de informação em geral acarreta riscos sociais e psíquicos para os empregados e empobrece a empresa“. Disse a professora responsável pela pesquisa, Caroline Sauvajol-Rialland.
Segundo Caroline, mais de 90% das pessoas com responsabilidades nas empresas acreditam que o fluxo de informação que administram é excessivo. Deste total, 70% admitem que estão saturados de manejar tais dados.
“Se um trabalhador passa tanto tempo administrando as mensagens, essa atividade pode chegar a se sobrepor à atividade principal da empresa“. Disse a pesquisadora.
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Eu não tenho dúvidas da eficiência que os Emails trazem para o nosso trabalho, principalmente pensando na facilidade que acaba trazendo para a resolução de nossos problemas. Só que o problema é quando ele se torna um escudo para quem não quer ou tem medo de resolver os problemas pessoalmente ou pegando o telefone e ligando para a pessoa.
Também é útil para tratar de assuntos simples, como agendar uma reunião, enviar arquivos ou informações, atualizar um relatório ou plano de ação. Ela acaba também sendo indispensável quando for necessário formalizar a troca ou a solicitação de informações ou assuntos que foram resolvidos entre diversas pessoas.
Mas é melhor não utilizar o Email quando o assunto for pontual, urgente e demandar uma resposta imediata.
Consegue resolver os problemas?
Lembre-se de que o Email não é uma ferramenta segura, confidencial e sigilosa. Enviado, perde-se totalmente o controle sobre ele, que pode ser encaminhado para muitas pessoas e lido pelas erradas.
Evite também copiar suas mensagens para vários destinatários. A quantidade de e-mails que você recebe é diretamente proporcional à quantidade de Emails que você envia. Em média, para cada cinco Emails que você envia, três são respondidos. Logo quanto menos Emails e cópias dos seus Emails você enviar menos respostas vai receber.
Algumas pessoas tratam o Email como uma oportunidade de ter um bate-papo, mas esse não é o propósito dessa ferramenta. Se você está organizando uma reunião, seja direto no ponto em vez de enviar um Email que vai abrir uma comunicação com 10 pessoas diferentes.
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Seja um solucionador, não um repassador de Emails
As pessoas costumam ter a péssima impressão de que, ao continuar thread extensa de Emails, elas estão contribuindo para a resolução dos problemas. Não, não e não!
Se for pra resolver um problema ou uma questão importante de um projeto, vou ter que ser direto na minha opinião e até usar algumas palavras chulas, ok? “Pega a droga do telefone, liga para a pessoa e resolvam o maldito assunto que já virou dezenas de Emails!”
Para amenizar, depois da ligação você pode enviar mais um para formalizar tudo o que foi resolvido.
Além disso, Emails não transmitem a sua linguagem corporal, sua expressão fácil e nem mesmo sua emoção. Para criar bons relacionamentos, demora-se anos. Para destruí-los apenas uma linha de Email.
Lembre-se também que o seu Email não é um membro da sua equipe com vida e sentimentos próprios. Você é um profissional adulto, então não deixe as mensagens eletrônicas dominarem sua vida corporativa e consumirem o seu tempo.
